La emergencia sanitaria del nuevo coronavirus ha puesto en cuarentena a todo el mundo. En consecuencia, esto ha aumentado la necesidad de buscar alternativas a las formas tradicionales del trabajo de oficina. Si bien es cierto que no todos los trabajos se pueden realizar desde casa, sí podemos presentar una guía práctica en base a la experiencia en Fundamentio.
Por ello, te contamos 5 ideas que te resultarán de gran utilidad para la transición al trabajo remoto también conocido como trabajo distribuido, trabajo en casa, oficina en casa o teletrabajo.
1. Lidera el cambio
Lidera la transición al trabajo remoto, a esta nueva forma de trabajo buscando el apoyo de una o más personas que puedan dar soporte a los demás colaboradores. Este pequeño equipo de apoyo debe hacerse responsable de facilitar y ayudar a los demás colaboradores para que aprovechen el trabajo remoto. Un principio importante es considerar a un único responsable de esta labor: hazte cargo o delega a una persona. ¡Proactividad!
2. Crea una sola «fuente de verdad»
Para crear un único espacio o repositorio de información que contenga la documentación oficial (principios, valores, normas, procedimientos), se debe fortalecer la habilidad de escribir todo en documentos. Al decir todo nos referimos desde lo que se discute en una videollamada hasta los acuerdos en una llamada telefónica. Se recomienda centralizar la información en un único repositorio. El más conocido es Google Drive que a través de Google Docs se puede hacer uso de documentos donde todos los participantes pueden escribir simultáneamente.
3. Establece un plan de comunicación formal (e informal)
Aunque no parezca, la comunicación informal fortalece el vínculo entre todo el equipo. Para ello, es bueno diseñar espacios (agendar videollamadas) para que se toquen temas cotidianos o anecdóticos. En la reuniones formales, también ayuda mucho a dedicarle unos breves minutos a compartir cómo están (ánimo, humor) que es parte de la comunicación informal.
4. Minimiza la cantidad de herramientas
Se debe empezar de menor a mayor. No todos manejan las mismas herramientas de comunicación o documentación. Podemos empezar con Google Drive para almacenar y editar nuestros documentos, y Google Hangouts para videollamadas con un equipo de hasta 10 personas. Zoom es una alternativa para equipos de mayor tamaño.
5. Dirigir el cambio cultural
El primer cambio cultural que debes empezar a usar en tu labor diaria es a documentar todo. Escribir más de lo que antes lo hacías y sobretodo en las situaciones que no lo hacías. Tomar notas digitales de las reuniones es un buen punto de partida. Esto es un proceso y no un salto instantáneo.
Con esfuerzo y paciencia se puede llegar a aprovechar el trabajo remoto y disfrutar de sus múltiples beneficios como el no tener que desplazarse desde casa hacia la oficina lo cual conlleva a ahorro en esfuerzo, dinero y tiempo.