Esta es la segunda publicación de una serie de 3 publicaciones en las cuales compartiremos nuestra apreciación acerca de la gestión del tiempo. Y empezaremos parafraseando la lección más importante del libro The One Thing: ¿Cuál es la cosa número UNO que puedes hacer, de tal manera que al hacerlo, todo lo demás sea más fácil o innecesario?. Es por eso que te contaremos acerca de esta lección de priorizar y otros aspectos que hemos aprendido en la gestión del tiempo en el teletrabajo.
Reportes
Si has conseguido comenzar a registrar los tiempos de tus actividades, ahora puedes tener reportes que te mostrarán a qué le dedicas más tiempo. En consecuencia, te indicarán cuál es tu prioridad. Aquí puedes encontrarte con varias sorpresas que serán indiscutibles. Nosotros nos encontramos con el siguiente gráfico tomando como muestra 520 horas del año 2020.
- nuestra prioridad es el desarrollar o programar sistemas informáticos
- en segundo lugar están las reuniones
- en tercer lugar está la elaboración de cotizaciones
Esto lo hemos obtenido de exportar los datos de https://toggl.com/, y trabajarlos en Excel: elaborando el gráfico y analizando los datos.
Priorización en la gestión del tiempo en el teletrabajo como lección
Una de las decisiones que se tomó luego de analizar los datos fue reducir el tiempo de las cotizaciones. Comenzamos a priorizar las características más valiosas que satisfagan las necesidades más importantes de nuestros clientes sobre ofrecer todas las características que se nos ocurriesen. Esto redujo en un 50% la carga de trabajo en esta actividad. Y así como esta, puedes encontrar ese 20% de actividades que logran el 80% de los resultados. A esto le conocen como el principio de Pareto: la regla del 80/20. Y como lo mencionamos al inicio, nos hemos acostumbrado a preguntarnos para priorizar: ¿qué es lo que podemos hacer, de tal manera que si lo hacemos, todas las demás cosas serán más fáciles?
Si aún no analizas tus registros de tiempos, te invitamos a hacerlo y a sacar tus propias conclusiones y lecciones. Si aún no registras el tiempo de tus principales actividades, te invitamos a leer la primera parte Gestión del tiempo en el teletrabajo: medición (1/3)
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