Esta es la tercera publicación de una serie de 3 publicaciones en las cuales compartiremos nuestra apreciación acerca de la gestión del tiempo. Y empezaremos parafraseando al reconocido Peter Druker: la mejor forma de predecir el futuro es creándolo. Es por eso que en la gestión del tiempo en el teletrabajo, la estimación del tiempo es fundamental.
Estimación de puntos de esfuerzo en gestión del tiempo en el teletrabajo
Uno de los conceptos que usamos para estimar el tiempo que nos tomará un proyecto es el de puntos de esfuerzo. En consecuencia, estimamos cuántos puntos de esfuerzo tomará una tarea en ser completada. Un punto de esfuerzo es cuánto tiempo nos tomará una tarea en relación a todas las demás. Por ejemplo, para la tarea «programar pantalla X» estimamos 5 puntos de esfuerzo que temporalmente lo asociamos a 5 horas. Para la tarea «programar pantalla Y» estimamos 3 puntos de esfuerzo en relación a la anterior tarea, es decir, estimamos que nos tomará el 60% del esfuerzo de la primera tarea (3 de 5 puntos). De esta manera, estimamos todas las tareas obteniendo un esfuerzo total para todo el proyecto.
Inicialmente el punto de esfuerzo puede estar asociado a horas o días. Y teniendo como referencia la serie fibonacci hemos establecido estos valores: 0.5, 1, 2, 3, 5, 8, 13 como puntos de esfuerzo. Se recomienda que se trabaje hasta el punto 8. En caso hubiese algo estimado en 13, dividirlo en tareas de menor esfuerzo.
Puntos de esfuerzo ajustados
Como toda estimación está sujeta a un margen de error, usamos la siguiente fórmula para tener un ajuste al respecto:
Factor de ajuste de confianza = 100% + ( 100% – Porcentaje de confianza )
Es notorio destacar que mientras más incertidumbre o riesgo haya en la estimación, menor será el porcentaje de confianza. Nosotros usamos como base 85%, si hay más riesgo de lo normal 75%, si es algo que ya conocemos 90-95%.
Otro factor que usamos es la relación esfuerzo-tiempo. Para empezar, recomendamos usar el valor de 1. Con los proyectos que hemos tenido, hemos descubierto que nuestro equipo tiene un relación esfuerzo-tiempo de 0.85. También la conocemos conoce como velocidad porque revela cuán rápido completamos las tareas, es decir, por cada punto de esfuerzo que se haga, nos tomará un tiempo en horas o días en completarlo. Por ejemplo, 0.85 de velocidad para una estimación basada en horas nos indica que por cada punto de esfuerzo que se complete, nos toma 0.85 horas.
Por lo tanto, la fórmula resultante es
Esfuerzo ajustado = Esfuerzo * Factor Confianza * Velocidad
De esta manera, tenemos una estimación con un margen de error que intenta cumplir con los tiempos de entrega y aumentar la satisfacción de nuestros clientes.
Todas estas estimaciones tienen que ir contrastándose con lo real, es decir, comparar lo planeado vs. lo real. Para ello, si aún no registras el tiempo de tus principales actividades, te invitamos a leer la primera parte Gestión del tiempo en el teletrabajo: medición (1/3) lo cual te permitirá obtener reportes como lo evidenciamos en Gestión del tiempo en el teletrabajo: lección (2/3).
Gestión del tiempo en el teletrabajo
Con esta publicación, completamos la serie Gestión del tiempo en el teletrabajo que consideramos de suma importancia para el éxito de tu empresa. Y recuerda estas tres palabras asociadas al presente, pasado y futuro: medición, lección, y estimación.
En Fundamentio, nos dedicamos a Programar empresas digitalmente para un mejor futuro. Si quieres conocer más de nuestro trabajo, contáctanos.