Cuando empezamos en el teletrabajo, consideramos que es lo mismo que trabajar en la oficina pero con una diferente ubicación. Sin embargo, implica mucho más que un cambio de lugar. En Fundamentio, nos hemos visto en la necesidad de cambiar nuestra forma de pensar para afrontar el teletrabajo. Y uno de los puntos más demandantes en el teletrabajo es la documentación: tomar apuntes .
Una de las empresas que admiramos por su cultura 100% remota es GitLab. Nosotros hemos adoptado 3 puntos relacionados a tomar apuntes:
Qué consideramos al tomar apuntes para la documentación en el teletrabajo
Escribir, escribir, escribir
Como sabemos, escribir no es un habilidad innata, Pero la mayoría de personas la aprende en las primeras etapas de su vida. También, se aprende a escribir en una computadora o smartphone. Es como una extensión de esa habilidad al usar papel y lápiz. Ahora es escribir sobre un teclado. Y aunque la mayoría tengamos esa habilidad, no todos la aprovechamos lo suficiente. En entornos remotos o de teletrabajo, se hace obligatorio escribir. Actualmente, las tecnologías existentes favorecen compartir información escrita más que hablada cuando se trata de trabajo colaborativo. Es más fácil agregar un texto a un documento que insertar un segmento de audio a un video.
Qué escribir
En resumen: de todo y para todos. Si tenemos una reunión, podemos considerar anotar en un documento digital los siguientes aspectos:
- agenda. De qué trata la reunión
- discusión: qué puntos o ideas se trataron
- notas generales
- decisiones. Lineamientos o políticas aceptadas.
- acuerdos. Cuál es la tarea, quién es el responsable y para cuándo.
Tomar apuntes en todas las reuniones
Cuando iniciamos la práctica de anotar, empezamos a hacerlo en determinadas reuniones virtuales (videollamadas). Sin embargo, nos dimos cuenta que debemos escribir o tomar apuntes en todas nuestra reuniones, incluso internas y externas. Cuando nos reunimos con un cliente, tenemos un documento digital donde están nuestras notas de la reunión y compartimos ese documento. En estos momentos, anotamos incluso las llamadas telefónicas. Al menos uno de los participantes debe estar tomando notas desde tu computadora.
Usar herramientas colaborativas para los apuntes
Los documentos digitales que solo estén en una computadora corren el riesgo de no compartise o promover la colaboración. Por ello, uno de los grandes aliados y de costo cero es Google. Nuestros productos favoritos son:
- Google Docs
- Nuestros apuntes de reuniones están en formato inverso. Es decir, los apuntes antiguos están al final del documento y los más recientes al inicio. Esto es porque cada vez que abres el documento empieza desde arriba.
- Google Sheets
- Cuando tenemos que hacer algunos cálculos (usar fórmulas para sumar o restar) o anotar grandes listas que requieran un fácil filtrado y categorización
- Google Slides
- Para presentar una idea para un cliente, o armar una presentación que se pueda compartir con los participantes de una videollamada al exponer un tema.
Como empresa, te animamos a dar ese salto hacia la cultura 100% remota. Puedes empezar incorporando pequeños cambios en tus reuniones diarias. Tu empresa te lo agradecerá. Si quieres conocer más de nuestro trabajo, contáctanos.